peranan sistem informasi dan teknologi informasi dalam operasional organisasi

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern, bahkan bisa dikatakan bahwa informasi merupakan aliran darah dalam tubuh organisasi, sehingga tanpa informasi maka organisasi akan mati dan tak akan berjalan. Informasi diperoleh melalui pengolahan data, sehingga data dapat disimpulkan adalah bahan mentah informasi, dan informasi adalah produk pengolahan data yang dilakukan oleh sistem informasi.

Pada awalnya semua organisasi mulai dengan mengumpulkan data, data kemudian dimasukkan (data-entry) kedalam sistem komputer melalui perangkat masukan (input), dan disimpan ke dalam file basisdata. Data yang tersimpan dalam file basisdata kemudian dibaca kembali dan diproses menjadi informasi, informasi ini disajikan pada perangkat output untuk diberikan ke pengguna. Pengguna kemudian menggunakan informasi untuk melakukan tindakan atau mengambil keputusan. Beberapa saat kemudian hasil tindakan atau hasil pengambilan keputusan di-evaluasi dan menjadi bahan untuk perbaikan data.

Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal organisasi tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal. Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah, hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pengguna eksternal bisa berupa para pelanggan, para pemasok barang dan jasa, para pemegang saham, dinas-dinas pemerintahan, dan sebagainya.

Kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa faktor, antara lain:

  1. Ketepatan waktu : informasi harus tiba ditangan pengguna tepat waktu, tidak boleh terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Disamping ketepatan waktu (timeliness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frame), misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.

  2. Ketepatan isi : informasi harus tepat isi-nya, atau harus akurat, tidak mengandung kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.

  3. Ketepatan sasaran : informasi harus tiba ditangan orang yang memerlukannya, apabila salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.

  4. Relevansi : informasi harus relevan dengan kebutuhan pengguna-nya, bila tidak maka informasi ini tidak berguna.

  5. Kemudahan akses : informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.

  6. Kelengkapan : informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.

Ada beberapa peranan penting sistem informasi dalam organisasi, antara lain:

  • meningkatkan kinerja organisasi melalui:

    • peningkatan produktivitas

    • pengurangan biaya

    • peningkatan pengambilan keputusan

    • peningkatan layanan ke pelanggan

    • pengembangan aplikasi-aplikasi strategis

  • mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam organisasi

  • mengkoordinasikan subsistem-subsistem dalam organisasi

  • meng-integrasikan subsistem-subsistem

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: